Présents :

Mme M.C.Rocourt

B.Fabre, M.Jonin, JF.Pelissier,

Excusés : M.Munoz

Absents : P. Le Phuez, J.Fort, P.Masson,

Bilan sur l’année écoulée 2014-2015 :

Deux membres adhérents sont venus grossir la commission communication. Bernard Fabre a repris la gestion du site internet qui était tenu jusqu’à juillet 2015 par Michel Munoz et Philippe Jonin a accepté de reprendre le catalogue qui retrace l’historique des missions depuis la création d’ESF à aujourd’hui, J.Fort le tenait à jour jusqu’en 2013.

Qui fait quoi dans la commission ?

JF.Pelissier : Les partenaires, l’info mensuelle, les présentations projets et Missions, la carte de voeux, bulletins d’adhésion et dons,

B.Fabre : Administrateur du site internet, conception et gestion du site internet, archivage des documents

P.Jonin : Administrateur adjoint du site, refonte et suivi des catalogues retraçant l’historique des missions ESF, proposition de présentation des missions réalisées sous forme de film court pour le site internet et plus long pour l’assemblée (à voir avec JC.Hamon).

JC.Hamon : Présentation des missions réalisées à l’assemblée Générale

P.Masson : impression des documents à la CNR

 

 

L’info aux partenaires :

La présentation a été légèrement modifiée (Mot du président avec les membres du bureau et correspondants sites en première page). La parution se fait 2 fois par an (janvier et juillet), il retrace le bilan des missions de l’année et précise les projets de missions en cours sur l’année.

M.C.Rocourt suggère d’intégrer comme précision dans les prochains partenaires la date de réalisation des missions. Les partenaires seront intégrés systématiquement, comme aujourd’hui, sur le site internet sur la partie public page d’accueil.

L’info mensuelle d’ESF : La parution a lieu tous les mois.

Elle est envoyée aux adhérents pour les informer de l’activité et du fonctionnement de l’association. Cette communication se fait en étroite collaboration avec le président et le secrétaire d’ESF. L’info régulière semble être appréciée….Cette info sera archivée dans le site internet partie adhérents.

Documents de présentation des missions (identifications, projets et réalisations) :

informations détaillée des missions, elles sont destinées aux bailleurs ou partenaires pour obtenir des fonds et aux adhérents. Je note toujours la difficulté pour obtenir les rapports de mission et quelques photos de la part des responsables de projets et de missions pour réaliser ces documents.

Ces documents figureront également sur le site internet avec accès aux adhérents.

Les bulletins d’adhésion et de dons :

ces bulletins ont été modifiés et différenciés par les couleurs. Ils seront reconduits à l’identique pour 2016 en changeant la date. Ils apparaîtront également sur le site en page d’accueil.

 

 

Site internet :

Bernard Fabre a repris le site Web cet été en remplacement de Michel Munoz qui ne souhaitait plus continuer.

Il a effectué la migration au nouveau contexte informatique et doit mettre en place le nouveau contenu qui reste à décider en commun. Il est le gestionnaire du site ESF. Deux autres administrateurs adjoints seront à désigner. Philippe Jonin se porte candidat pour en être un. Cette réunion a été l’occasion de redéfinir la structure du site. B.Fabre nous signale que moins de 30 personnes lui ont fait des remarques d’améliorations. Il nous fait part de la structuration du site avec une partie public et une partie réservée aux adhérents.

• La partie accueil public du site :

– Présentation de organisation d’ESF (membres du bureau, membres du conseil d’administration, document 4 pages de présentation l’association)

– Présentation des différentes sites avec les responsable (Ampuis, ST.Alban, Izeron, Bissy et Epargny)

– Proposition de réaliser un trombinoscope des responsables.

– Les couleurs du site, notamment la page d’accueil devront être les mêmes que les publications.

– les différentes missions réalisées sur l’année devront y figurer (version papier ou film). Philippe Jonin se propose de faire un petit film d’environ 2 à 3 minutes sur les photos des missions de l’année écoulée. Cela permet aux personnes qui le regardent de ne pas décrocher.

– Articles de presse

– la partie budget ? à débattre en CA

– Nous soutenir (dons ou adhésion)

– Proposer une mission pour faire un don ? à débattre en CA

– Présenter les différentes commissions avec leur fonctionnement

 

• La partie adhérents du site :

– Donne les CR de bureau, du CA, des commissions et de l’AG

– Présenter les différentes commissions avec leur fonctionnement

– Se connaître (fichier adhérents avec fiche personnel à remplir par l’adhérent (photo)

– Document concernant les frais kilométriques

– Où trouver la valise pour les responsables de mission

– Base de données (documents techniques, projets, rapport de misions, Photos, etc)

 

 

Catalogue de l’historique (depuis 1988) :

Le catalogue était tenu à jour par J.Fort jusqu’en 2013, il retrace l’historique des différentes missions réalisées au fil des ans. Philippe Jonin a accepté de reprendre le catalogue depuis l’origine en y apportant des corrections. Il se propose une refonte par période de 10 ans. Il propose également de réaliser une présentation d’une vingtaine de pages, sans date de réalisation mais avec photos et explication de divers chantier, de négocier avec CNR pour l’éditer sous une forme agréable (reliure etc.) et d’en avoir une vingtaine ou plus pour que les chefs de projet puissent aller démarcher avec ça les bailleurs.

La Carte de vœux ESF :

une fois par an destinés aux partenaires.

Archivage des documents :

Nous envisageons de mettre en place un stockage informatique des réalisations de documents (base de données avec accès limité) dans l’année à venir. Pierre Le Phuez avait commencé ce travail en 2013 dans l’espace « Office.com » d’ESF en recensant tous les publications de communications réalisées avant 2013. Il faudra structurer et continuer cet archivage pour le rendre plus lisible. Ainsi les responsables de projet ainsi que les membres du bureau pourront y trouver et y mettre tous les documents concernant leur mission (identifications, projets, réalisations, photos). Cela faciliterait également la réalisation des documents.

Présentation de l’association ESF :

un diaporama ait réalisé chaque année par J.C.Hamon pour présenter les réalisations et les projets. Philippe Jonin se propose de réaliser un film court sur les missions réalisées pour le site. Concernant la présentation de l’association en format papier 4 pages, il a été décidé de reprendre cette présentation dans l’année qui vient afin de la mettre à jour.

La préparation info forum ou stands :

J.Chopineau qui était responsable de cette activité ne fait plus parti de l’association. D.Martin et MC.Rocourt suivaient également cette activité. Aujourd’hui, Dominique Martin a exprimé des besoins de renouvellement concernant les affiches ou banderoles réservées aux stands lors des forums. Nous cherchons un responsable pour cette activité qui comprend une partie communication et gestion du matériel.

Impression des documents (en couleur) :

ESF a passé des conventions dans lesquelles les directions régionales CNR de Vienne, Valence et Avignon autorisent, entre autre, des adhérents ESF a faire des photocopies dont les modalités sont définies au cas par cas. Patrick Masson est autorisé, dans ce cadre, a imprimer les documents ESF. Faute d’avoir d’autres solutions qui seraient plus coûteuses pour ESF, nous devrons nous contenter de cette situation. Les infos mensuelles ne sont plus imprimées.

 

Périodicité des réunions de la commission communication : une fois par an

Pour la commission communication

Jean-François Pelissier