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Fonctionnement Bureau et CA et Règlement intérieur de l’association

Fonctionnement du CA

Le conseil d’administration représente l’association dans les actes de la vie civile.
Il assure la gestion courante de l’association.

Le conseil d’administration se réunit au siège de l’association ou tout autre lieu indiqué sur la convocation.

Le conseil d’administration se réunit à minima trois fois par an sur convocation du président ou à la demande du quart au moins de ses membres.
La présence au moins de la moitié des membres est nécessaire pour la validité des délibérations.

Chaque membre présent ne peut disposer que d’un mandat.

Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante sauf cas particulier défini par le règlement intérieur.
Le Conseil d’Administration fixe le montant de la cotisation annuelle.

Tout membre du conseil qui sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.

Le Conseil d’Administration peut refuser une demande d’adhésion.

Les délibérations du Conseil d’Administration sont constatées par des procès-verbaux inscrits sans blanc ni rature, dans le classeur des délibérations de l’association et signées par le président et le secrétaire général qui peuvent en délivrer des copies ou des extraits.

Fonctionnement du Bureau

Le Bureau est l’organe permanent de l’association qui gère les affaires courantes.

Le bureau est élu pour une année au cours de la première réunion du conseil qui suit l’assemblée générale.

Le conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau composé de :

un Président,
un ou plusieurs Vice-Présidents,
un Secrétaire général,
un Trésorier et un Trésorier Adjoint.
un secrétaire élu ou nommé participera au bureau.

En cas de démission en cours d’exercice d’un membre du bureau, son remplacement est effectué au cours de la première réunion du conseil d’administration qui suit cette démission.

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ASSOCIATION

Energies Sans Frontières

L’eau et l’électricité pour tous

Association régie par la loi du 1er juillet 1901

44, Avenue de la République

38170 Seyssinet-Pariset

Règlement intérieur

Adopté par l’assemblée générale d’Energies Sans Frontières

Le 27 juin 2008

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Mise à jour à l’indice 01 lors de l’assemblée générale du 06 mai 2022

Préambule

Ce règlement intérieur est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association

SOMMAIRE

Article 1 – Transparence financière

Article 2 – Moyens d’action

Article 3 – Agrément des projets

Article 4 – Pôles d’activités

Article 5 – Antennes locales

Article 6 – Modalités de votes au sein de l’Association

Article 7 – Le Conseil d’Administration C.A.

Article 8 – La commission de contrôle financier

Article 9 – Les commissions

Article 10 – Assurance

Article 11 – Mission à l’étranger

Article 1 : Transparence financière

La transparence financière devra suivre les principes suivants :

La tenue régulière d’une comptabilité conforme aux normes fixées par le C.A.
Le contrôle des comptes par un expert-comptable et un commissaire aux comptes (Indice 01)
La centralisation des ressources auprès d’un même établissement de crédit.
Le respect d’un ratio de frais de gestion conforme aux normes fixées par le C.A.
Une présentation des ressources sera faite à chaque C.A.
Un budget prévisionnel sera établi.
Un fond de sécurité : Tout ou partie de cette somme ne pourra être utilisée qu’en cas d’extrêmes besoins. Son utilisation est liée à un vote au 2/3 des voix du CA.
Un fond d’avance : Tout ou partie de cette somme ne pourra être utilisée qu’en cas d’avance à une subvention garantie par le bailleur, mais non encore versée pour retard ou échelonnement sur un chantier. Son utilisation est liée à un vote au 2/3 des voix du CA.
Un fond de réserve : Tout ou partie de cette somme sera utilisée en cas de défection d’une subvention, d’un imprévu ou tout autre cas pleinement justifié. Pour un montant maximum d’un chantier ou études. Son utilisation est liée à un vote au 2/3 des voix du CA.

Article 2 : Moyens d’action

Dans le cadre de son activité l’association ne doit recourir qu’à des moyens conformes aux buts associatifs d’Energies Sans Frontières.

En conséquence les moyens d’action mis en œuvre doivent respecter les critères fiscaux de non-lucrativité des associations régies par la loi du 1^er juillet 1901.

De plus, l’association :

Doit s’abstenir de faire concurrence au secteur marchand.
Doit limiter ses activités commerciales à des acquisitions de reventes de produits d’artisanat respectant les principes du commerce équitable et résultant d’une production conforme aux normes de l’Organisation Internationale du Travail.
Peut organiser toutes manifestations (culturelles, artistiques etc. …) conformes aux objectifs de l’association.

De fait, sont interdits :

Le négoce des matériels utilisés dans le cadre des projets de l’association.
La création, la prise directe ou indirecte de participations ou d’intérêts dans toute société commerciale ou civile, entreprise ou entité juridique.

Article 3 : Agrément des projets

Tout projet doit comporter tous les éléments permettant au bureau, commissions, antennes, de prendre une décision. Il doit être présenté conformément au dossier type mis au point par Energies Sans Frontières.

On distingue deux types de projets qui sont soumis à la procédure suivante :

Projet cofinancé par Energies Sans Frontières : examen par la commission des projets puis présentation pour décision au C.A. A l’issue de l’examen des projets cofinancés, acceptés par le C.A une convention entre les parties avant tout engagement financier.
Projet financé uniquement par Energies Sans Frontières : examen par la commission des projets puis présentation pour décision au C.A.

Article 4 : Pôles d’activités

L’association a trois pôles d’activités situés : à Seyssinet-Pariset, Saint-Alban, Ampuis et Izeron (Indice 01). Le nombre, la situation et les missions des pôles peuvent être modifiés sur décision du CA.

Chaque pôle peut gérer un budget.
La responsabilité et l’activité sont confiées aux adhérents.
Ces pôles d’activités sont des lieux privilégiés pour la mise en compétence du mécénat technologique.

Article 5 : Antennes locales

Elles peuvent mener un projet avec des adhérents d’autres antennes.
Elles ont l’obligation de proposer un ou plusieurs candidats au CA

Elles sont le relais du fonctionnement de l’association et doivent rendre compte de leur activité en établissant des comptes de réunion.

Article 6 : Modalités des votes au sein de l’association

Votes des membres présents :
Le scrutin à bulletin secret est systématique pour toutes les élections au C.A et sur les personnes.
Bureau de vote :
Un bureau de vote est désigné par le C.A avant chaque AG (le C.A communiquera tous les documents nécessaires).
Election des membres du C.A :

Les 21 membres sont élus au premier tour s’ils obtiennent 50% des voix plus une, dans un ordre croissant. En cas d’égalité, il y a tirage au sort.
Prenant en compte que toutes les antennes doivent être représentées, et s’il n’y a aucun élu d’une antenne, le membre appartenant de la dite antenne sera élu s’il a obtenu au moins 50% des voix au premier tour. Un deuxième tour sera assuré pour qu’il y ait un élu pour chaque antenne au CA.

Article 7 : Le Conseil d’Administration – C.A

Tous les membres du C.A. hormis ceux qui font partie du Bureau doivent être membre d’une Commission. (Indice 01)

En cas de nécessité de fonctionnement, le CA peut s’adjoindre des membres supplémentaires en fonction des missions et selon les compétences, en tant qu’expert sans droit de vote et pour une durée déterminée.

Le C.A désigne le chef de mission et valide les participants à chaque mission.

Le C.A est habilité à signer toutes conventions et/ou partenariats.

Tous les documents (convocation, comptes-rendus, projets…) pourront être envoyés par courrier électronique.

Article 8 : La commission de contrôle financier

Conformément aux statuts d’Energies Sans Frontières l’assemblée générale met en place une commission de contrôle financier.

Cette commission a pour mission de :

Vérifier et contrôler les comptes d’Energies Sans Frontières.
Emettre tout avis et recommandations sur ces comptes.
Contrôler l’emploi des ressources.
Enjoindre, si besoin est, Energies Sans Frontières de respecter ces recommandations.

La commission de contrôle financier est composée d’au minimum (Indice 01) trois adhérents élus par l’AG.

Elle peut se faire assister par tout expert de son choix.

La durée des fonctions des membres est fixée à un an ; ces fonctions sont rééligibles.

Les réunions de la commission font l’objet d’un compte-rendu écrit remis au C.A.

Les propositions éventuelles de la commission sont communiquées aux membres d’Energies Sans Frontières lors de l’assemblée générale annuelle dans le cadre du rapport financier.

Article 9 : Les commissions

Le C.A met en place différentes commissions pour assurer le fonctionnement de l’association. Ces commissions sont composées de membres du CA et d’adhérents volontaires.

La commission des projets