COMPTE RENDU DE REUNION
De bureau du 13 juin 2011 à Seyssinet-Pariset  

MEMBRES DU BUREAU
Présents : Michel MUNOZ – Laurent BONTE – Jean-Pierre CHARRIN – Marc MIGAÏ – Renée BOUTEILLON – Joël DAL PALU – Daniel LABEYE.
INVITES PERMANENTS
 Absents : René Zoratti – Jacques FORT.

POINTS ABORDES LORS DE LA REUNION
Validation du compte rendu du dernier Conseil d’Administration
•    Il sera validé au prochain CA.
Organisation du bureau – ce point sera validé lors du CA du 25 juillet 2011
•    Le travail sur l’organisation du bureau et des missions de chacun sera repris en détail pour être présenté au CA ci-dessous les grandes lignes de l’organisation proposée :

Rôle du président :
Représentation de l’association à l’externe, articulation de l’organisation mise en place dans l’association. Organisation des bureaux et des CA. Suivi particulier de la communication externe et du budget de l’association. Organisation des CA – bureau.

Rôle des vices présidents :
–    Laurent BONTE aura en charge le suivi des projets
–    Joël DAL PALU fera le suivi des différentes antennes et de toutes les commissions.

Rôle du Secrétaire général :
Il est le garant du statut – il est porteur, en direction du Conseil d’administration, des dossiers sur l’éthique, il a un rôle d’articulation.
Il aura en charge de veiller au respect des règles d’organisation.
Il remplace le Président en cas d’absence et à la demande de celui-ci.
Il sera en appui au secrétariat pour la gestion des affaires courantes (mails, courriers…).

Rôle du trésorier :
Suivi du budget et présentation de celui-ci aux différentes instances CA bureau…
Rôle du trésorier adjoint :
Il sera une aide à la gestion – il est en appui du trésorier.
Délégation des signatures : une délibération est obligatoire.

Le secrétariat :
Gestion des affaires courantes, mails, courriers, tél etc. L’information doit être orientée en fonction du destinataire ou du responsable de la commission adéquate. Copie aux membres du bureau inpacté.
Le poste doit être renforcé (Renée se charge de prendre contact avec la personne présentée par Marc NOUVELLON lors du dernier Conseil d’Administration – Renée signale que Charlotte MONTMASSON est volontaire pour venir selon ses disponibilités (elle est accidentée et dés son rétablissement elle reprend contact) – Marie-Joëlle STEPHANOU peut également donner de son temps.
Le mot de passe Orange pour consulter la messagerie (sans la traiter)  sera communiqué aux membres du bureau par Michel MUNOZ.
Un modèle de réunion de bureau sera mis en place avec les différents domaines à voir systématiquement.

La communication :
Responsables des parutions de com interne (trimestriel) et externe (semestriel partenaires) ainsi que des documents de présentations de mission…)
Le responsable de la communication prend contact avec les différents sites pour gérer le matériel nécessaire à la communication externe (affiches – calicot – maquettes etc….) Il serait souhaitable qu’un programme annuel des différents salons où ESF pourrait participer soit élaboré – cela pourrait être une mission des différentes antennes de participer aux salons locaux. Marie-Joëlle STEPHANOU viendra en appui à la communication.

La recherche de fonds :
Travail de recherche de financement, de partenariat, de relations externes, en lien avec Laurent Bonte et les chefs de projet. Fourniture de documents sur les différentes actions en cours et les fonds obtenus.

Rôle de la comptabilité :
Délégation permanente mise en place par le CA. L’affectation des pièces est sous la responsabilité du trésorier – Deux points par an seront faits par un cabinet comptable. La gestion des reçus fiscaux est faite par M.C ROCCOURT.

•    Renée traite les toutes les affaires courantes qui ne nécessitent pas de décision de bureau. Elle est aidée par Jean-Pierre.
•    La circulation des chèques. Les chèques passent par le secrétariat – ce dernier les ventile :
–    Chèque de don : on l’agrafe à la feuille de don et il est remis à Marie Claire ROCCOURT pour qu’elle puisse effectuer le reçu fiscal destiné au donateur.
–    Chèque joint avec le bulletin d’adhésion : le secrétariat enregistre sur le fichier des adhérents le nom et les cordonnées de l’adhérent et l’enregistre également dans la liste des adresses de la messagerie ensuite le chèque est remis au trésorier.

Divers :
Journées LULI (présentation de l’association sur des sites Schneider à l’occasion des journées solidarités.
Nous seront présents à Prodipact Montmellian le 28 juin, à Electropole Eybens et PLM Meylan le 30 juin.
Point à faire avec la convention Tanghin (Michel est en contact avec VT et Schneider à ce sujet)
Point à faire sur la liste des adhérents à ce jour en particuliuer sur les adhérents impactés par des missions.
Invitation du SIERG le 28 juin. René Zoratti Serge Titeux et Michel Munoz.
Prendre renseignements complémentaires sur la responsabilité civile en mission.

•    Appel à candidature de BAFOUSSAM
Le Bureau prend acte de l’avis du CA : à savoir
•    Thierry SABAÏNI : chef de projet
•    Pierre BURY : Responsable de formation
•    Robert POULAT : Formateur en électricité
•    Laurent GUIVIER : Formateur en électricité
•    Gilles PLANTIER : Formateur en électricité – 1er remplaçant
•    Jean REBOUL : Formateur en électricité – 2ème remplaçant
Voir la possibilité de coupler avec la mission Menguemé demandé (voir avec com projet) et Bafoussam.
Prévoir la sortie d’un bulletin trimestriel à destination des adhérents.
Appels à candidature Plateau des BOLOVENS LAOS
Point sur ce sujet : on lance l’appel à candidature après avoir apporté quelques modifications (forclusion le 15 juillet 2011)

Laos –Ban Phalem
Validation en Conseil d’Administration : rajout d’un adjoint sur l’étape n°1 donc présence de 3 personnes
Rajout d’un compagnon et d’un technicien sur l’étape n°2 et 3 soit 4 personnes
L’appel à candidature peut être envoyé à tous les adhérents avec la date de forclusion au 15 juillet 2011

Dates des prochains CA
•    25 Juillet 2011 à Annecy
•    19 Septembre 2011
•    7 Novembre 2011
•    13 Janvier 2012 à LYON
•    19 Mars 2012 à IZERON
Dates des prochaines réunions de bureau
•    11 Juillet 2011
•    13 septembre (à confirmer)
•    24 Octobre 2011
•    3 Janvier 2012
•    12 Mars 2012