COMPTE RENDU DE LA REUNION DU BUREAU

Vendredi 26 Août 2011 – IZERON

Présents : Renée BOUTEILLON – Laurent BONTE – Jacques FORT – Jean-Pierre CHARRIN – Joël DAL PALU – Daniel LABEYE – Marc MIGAÏ – Michel MUNOZ –

Absent excusé –  René ZORATTI

I – Fonctionnement du bureau rôle des vice-présidents dans l’organisation

A la demande de Laurent BONTE  ce point a été rajouté à l’ordre du jour.
Michel relit ce qui a été validé en Conseil d’Administration.
L’articulation entre les vice-présidents, le bureau et le CA.
 
Le vice président Mission suit les projets et missions avec le chef du projet et le CCP il devra suivre toutes les fiches projets, veiller à leur mise à jour avec Isabelle LECLERCQ responsable de la commission projets.
Il devra organiser des réunions préparatoires de chantier – préparer les lettres de missions pour les intervenants et assurer le retour d’infos vers le bureau et le CA.
Laurent devra informer le bureau et le CA  de toutes les modifications qui pourraient intervenir dans un projet.
Les comptes rendus des réunions de préparation de mission devront être diffusés au CA, et au CCP.

Question de Laurent BONTE : Quel nom trouver au document que le chef de projet envoie à tous les bailleurs lors de la recherche de fonds ?
Décision du bureau
–    On l’appellera «présentation du projet »

Rappel – Le bureau demandera au responsable de mission

    Pour le projet :

•     La fiche projet dès la demande à la commission projet puis mis à jour à chaque modification importante.
•     Le document présentation du projet (Laurent prépare un canevas sur la base de celui existant qui sera à utiliser par les responsables missions)
•     La fiche budget prévisionnel du projet (fichier Excel ou un seul onglet recette dépense sera conservé)

Pour la mission :
Après la réalisation de la mission le responsable de mission :

•     établira un compte rendu de mission– le contenu sera à définir pour uniformiser le document, (à structurer avant fin 2011 – chaque proposition sera exploitée).
•     Remplira le fichier budget réalisé de la mission (fichier excel sur lequel a été rajouté les frais hors avance ceux réglés directement par ESF ou remboursés en dehors de l’avance faite pour la mission)
•     Mettra à jour de manière définitive la fiche mission pour archive ESF.

Tous ces documents seront stockés sur le disque dur d’ESF classé par année et par mission.

Jacques FORT souhaite avoir des photos pour établir les documents de présentation du projet (photos faites lors de l’identification).

Le vice président commission suit l’articulation entre les commissions et les projets. Dès l’arrivée du projet il veille à ce que la commission adéquate prenne en charge le projet sous l’aspect technique. Un projet accès à l’eau doit être étudié par la commission eau, solaire par la commission photovoltaïque, formation par la commission formation etc. Le vice président commission s’assure de cette prise en compte, suit l’avancée du dossier dans les commissions avec le cdp.
Le chef de projet commission a en charge la relance de la dynamique des antennes. Il pourra faire des propositions au CA pour en changer les modes d’organisation ou d’animation si besoin.

II – Point sur les missions et les fiches missions

    Les fiches missions on été vues ci-dessus

Missions :
–    Ban Bohe : appel à candidature en cours – le candidat retenu sera nommé au prochain Conseil d’Administration  
–    Bolovens : appel à candidature en cours – le candidat retenu sera nommé au prochain Conseil d’Administration  – une réunion préparatoire sur ce projet a lieu lundi soir 29 Août 2011 – participation de Laurent BONTE –
Départ de la mission : 22 septembre jusqu’au 8 octobre 2011 (pour Daniel LABEYE)
                                    22 septembre jusqu’au 15octobre (pour M.PEYRIN et JUGNET)

–    Cameroun : RAS –  le container part le 2 septembre – 72 m3 – réunion de mise à niveau ce jour

–    Haïti : départ le 2 septembre 2011 de l’équipe (Henri FRançon – Karl Muller – Guy Chaudet – Maurice Garon) – container arrivé mais non dédouané – Lundi on reparlera de cette mission à SEYSSINET – Henri sera informé

–    Vietnam : Michel attend du Centre de Formation la convention signée avant de déclencher quoi que ce soit (achat des billets d’avion etc…) – il attend également le certificat du médecin pour certaines personnes devant participer à cette mission.

–    Ban Phalem il est convenu d’une réunion le 10 octobre – mission qui se déroulerait du 19 novembre au 2 décembre 2011. Visite à l’AFPI Lyon les jeunes du lycée de  Thakhek prendront en charge le montage du château d’eau et l’installation électrique après signature d’une convention ESF/AFPI/Lycée de Thakhek.

–    Boumlou : Le chef de mission Jacques FORT a déclaré cette mission terminée, néanmoins selon Marie Flore CHARLOT il resterait cependant des choses à faire : bétonnage des salles de classe (ce travail pourra être fait par les locaux). Michel et les autres membres du bureau précisent que si d’autres travaux ou des compléments doivent être réalisés à Boumlou, un dossier de demande de projet doit être initié. Il serait souhaitable de faire une évaluation au bout d’un an ou deux afin de savoir si tout ce qui a été fait fonctionne normalement. (Cette évaluation pourrait se faire lors d’une autre mission au LAOS, en profitant qu’il y ait une équipe sur place).
Jacques et Marie Flore ont pris des engagements auprès des locaux et de la CCAS (il reste  environ 7000 €). Pourquoi ne pas trouver une autre mission d’identification ?…
Il ne faut surtout pas considérer que s’il reste de l’argent sur une mission cet argent appartient à ce seul projet et doit être dépensé sur le projet.
En rappel : l’argent non dépensé sur une mission terminée passe en fonds dédiés, il est par la suite affecté prioritairement sur une nouvelle mission de même type et le même pays sous réserve qu’il y ait un nouveau projet de même type dans ce même pays. Dans le cas contraire le CA décide ou affecter les fonds restant en accord avec le bailleur si besoin.

–    Izeron : voir le compte rendu qui a été fait

–    Voyages solidaires     : il faudra en reparler – à mettre à l’ordre du jour du prochain Conseil d’administration. Voyage solidaire Cameroun se réalise avec une seule personne contrairement aux principes ESF.

–    Mali : Attente de validation. A voir au prochain CA  

III – Proposition de rattachement des affectations budgétaires 2011 en fonction des bailleurs

Affectation des fonds
(Voir la page 6 du compte-rendu de réunion du bureau de juillet 2011)

9000 € de SE 38 – pour Bafoussam (+ 2000 € SE07 new convention + 4000 € de l’excédent solde Népal)
6000 € de SE 07 – pour les Bolovens
8000 € de CNR –  pour le Mali (7500 CNR + 500 € exédent Népal)
6000 € de GEG pour le Vietnam en attente de réponse de Schneider (Si Schneider répond positivement on pourra prévoir l’achat de matériel pour le TOGO)
Les billets d’avion Vietnam seront à présenter rapidement à GEG pour facturation pour déclencher les subventions GEG. (Marco verra ensuite pour les écritures comptables)
xxxx € (voir budget mission à valider ) de GEG et excédent Népal pour Mengueme

IV – Proposition au CA de l’appel à candidature de Mengueme
 
    Candidats : Thierry SABAÏNI – Serge MAGNIN – Pierre BURY – Joël DAL PALU – Jean REBOUL (ce dernier n’ayant pas renouvelé son adhésion 2011 n’a pas été retenu).
Proposition des membres du bureau : Serge MAGNIN – Joël DAL PALU
Le bureau fera cette proposition au CA par e-mail en procédure d’urgence.

Ce projet est assez important il a été amené par LULI SCHNEIDER de Châlon sur Saône auprès d’Isabelle LECLERCQ – LULI est à même de payer un billet d’avion ; Mission d’identification : électrification de 16 villages (Besoin de matériel etc…)

V – Position concernant EPICE et la proposition reportage LAOS
Proposition de jeunes ingénieurs de Grenoble (EPICE ?). Ces deux jeunes avaient rencontré Laurent et Daniel Bert en mai à Seyssinet pour présenter un projet au Laos. Ce projet semble intéressant mais EPICE venant de signer une convention de partenariat avec Electriciens sans Frontières et la mairie de Grenoble, le CA se prononcera sur cette demande de collaboration.
Avant le CA Michel Munoz rencontrera les deux jeunes pour discuter avec eux de ce projet d’EPICE et d’Electricien.

VI – Post urgence en France
Un membre du bureau soulève le cas des besoins éventuels des maires lors de catastrophes naturelles  et notre possibilité de mettre à leur disposition nos compétences et notre matériel en cas de gros besoins – ils serait bon de prendre contact avec les différents maires (petites et moyennes communes) en ciblant bien sur les communes qui nous aident.
Ce point sera à mettre à l’ordre du jour au prochain CA

VII – Gestion des moyens de communication
Jacques Fort prépare la liste des différents moyens de communication et leur lieu de stockage.

VIII – Formation RESACOOP
Une demande est faite par Marc Nouvellon pour suivre une formation RESACOOP. Il faudra se repositionner en CA si besoin, mais la règle actuelle, les adhérents désirant suivre une formation doivent faire un don à ESF de la valeur de l’inscription, ESF refait un chèque de la même valeur à l’adhérent qui s’inscrit et recevra un reçu de don– Il  sera demandé de faire un effort de partage d’expérience et de formation en interne et de transmission des documents reçus.

IX – Questions diverses

Alex CASTOR nous sollicite à nouveau pour Haïti– Michel MUNOZ reprend contact avec lui. La seule suite possible actuellement sera de passer voir sur place la demande de raccordement des groupes électrogènes. La demande de financement à ESF (80400€) sera bien entendu sans suite.

Une délégation pour signature a été donné à Marie-Claire ROCCOURT sous la responsabilité du trésorier afin qu’elle puisse signer les  reçus fiscaux.

IX – Préparation de l’ordre du jour du CA du 19 septembre 2011 à ST ALBAN
non exhaustif

–    Validation mission : MALI Fonkoura – SENEGAL – Diongol
–    Appel à candidature MALI – NORD VIETNAM Quan Hoa –LAOS Ban Bohé
–    Invitation de l’équipe Laos Ban Bohé au CA
–    Invitation de l’équipe Mengueme au CA
–    Point sur les différentes missions en cours
–    Post urgence en France
–    Point sur le budget
–    Mission des 2 jeunes de EPICE
–    Difficulté pour les actifs de se porter candidats sur des missions longues.